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Verwaltungsverschlankung

Agile Arbeitsmethoden: welcher Nutzen für die öffentliche Verwaltung? Forum Agile Verwaltung

07/2017

Der folgende Text wurde von den Mitgliedern des Forums Agile Verwaltung erarbeitet, um sich selbst und Interessierten eine erste Vorstellung zu ermöglichen: Was bedeutet überhaupt „Agile Verwaltung“ oder „Agilität in der Verwaltung“? Worin könnte ein Nutzen bestehen? Wo gibt es Grenzen der Anwendung.

Der Text soll leben und sich entwickeln. Es werden immer wieder Formulierungen geschärft, Absätze gelöscht und eingefügt, Gedanken überdacht (oder unterkellert).

WAS HEISST AGIL?

Der Begriff „agil“ ist neu – wenn man von der IT-Branche absieht, aus der er ursprünglich stammt. Seit ein, zwei Jahren erobert er raumgreifend ganz unterschiedliche Bereiche. Und sogar vorsichtige Wirtschaftsmagazine wie der Harvard Business Manager heben inzwischen das Thema auf ihre Titelseiten. Andere aber sagen schon voraus, dass der Hype bald wieder abflauen werde.

Trotzdem sind agile Methoden für uns vom Forum Agile Verwaltung (FAV) mehr als eine Mode. Viele Inhalte gab es schon in Ansätzen im Neuen Steuerungsmodell. Immer wieder aber entdecken wir, die wir uns damit beschäftigen, überraschend frische Gedanken. Und dann ist es wieder eine neue Kombination von schon Bekanntem, die ganz innovativ wirkt.

Um Interessierten einen schnellen Einstieg zu erlauben, haben wir die wesentlichen Prinzipien der agilen Denkweise in einem Slogan zusammengefasst:

Nimm das Ganze in den Blick,
bilde cross-funktionale Teams /2/,
experimentiere mit überschaubaren Änderungen und Teilergebnissen.
Beziehe die Anspruchsberechtigten ein,
verschaffe dir regelmäßiges Feedback von innen und außen,
mache so dein System immer angemessener….

Mehr dazu.

Christoph Meyns – Kirchenreform und betriebswirtschaftliches Denken. Modelle. Erfahrungen. Alternativen

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Im Januar 2013 hat Christioph Meyns an der Evangelisch-theologischen Fakultät der Ruhr-Universität Bochum mit einer Arbeit mit dem Titel „Mangaement als Mittel der Kirchenreform. Betriebswirtschaftliche Anätze zur Bewältigung kirchlicher Rückbau-, Reorganisations- und Neuorientierungsprozesse“ promoviert, Im Juni 2013 ist die Disserttation unter dem o.g Titel im Güthersloher Verlagshaus erschienen (ISBN-978-3-579-08166-3).

Meyns stellt gleich zu Beginn fest, dass der Begriff „Kirchenreform“ irreführend sei, da es in der evangelischen Kirche derzeit „um eine Restrukturierung unter dem Vorzeichen leerer Kassen im Konflikt zwischen konkurrierenden Bestandsinteressen“ gehe (S. 12f).

Wer diese aus interner jahrelanger Kenntnis der Vorgänge geschriebene Studie gelesen hat, der kann nicht mehr für die uns bis heute angepriesene Reform sein. Meyns, mittlerweile designierter Landesbischof der Braunschweigischen Landeskirche, spricht mit sehr klaren Worten aus, worum es bei dem Versuch der Umsetzung der teuer bezahlten Ratschläge von Unternehmensberatungen geht.

Elektronische Hilfsmittel gegen die Papierflut

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Die meisten Pfarrbüros, die ich kenne, haben eines gemeinsam: Vollgestopfte Regale und auf dem Schreibtisch stapeln sich Briefe und Notizen. Gründe Dinge zu kopieren und aufzuheben gibt es immer wieder und auch mein Schreibtisch gibt ehrlich gesagt kein besseres Bild ab.

In den letzten Jahren haben sich die technischen Alternativen zum Papier jedoch rapide entwickelt. Emails sind ein gutes Beispiel, wie der Alltag von Papier befreit wurde. Mit Evernote hat sich ein kostenloses Programm etabliert mit dem sich Dokumente und Notizen sammeln und ordnen lassen. Ein weiterer Vorteil ist, das die Inhalte von jedem Computer aus benutzt werden können.

LehrerInnen benutzten bereits Evernote um ihre Unterrichtsmaterialien zu sammeln. Auch für PfarrerInnen lassen sich auf Anhieb viele sinnvolle Einsatzmöglichkeiten finden. Egal ob zum KonfirmandInnenunterricht, die Predigtvorbereitung oder die Vorbereitung einer Freizeit.

Lehrerfreund.de hat einige Anleitungen speziell für die Bedürfnisse von LeherInnen gesammelt. Vieles lässt sich sicherlich auch in Ihrem Alltag nutzen.

Verschlankung von Verwaltung als Problem erkannt

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Ausgangslage des aktuellen Kernproblems am Beispiel EKiR:

Hans-Jürgen Volk berichtet zu einer Folge des Verwaltungsstrukturgesetztes des EKiR von 2011: „Ein weiterer Nebeneffekt des so beschlossenen Kirchengesetztes ist es, dass sich die vor allem im Jahr 2011 noch so heftig geführte Debatte zum Thema „Personalplanung“ als Seifenblase entpuppt. Ein kirchliches Handlungsfeld, nennen wir es „kirchliche Organisation und Verwaltung“, erhält einen Sonderstatus und zwar deswegen, weil es angeblich den 5 verbliebenen Handlungsfeldern „Gottesdienst und Kirchenmusik“, „Gemeindearbeit und Seelsorge“, „Erziehung und Bildung“. „Diakonie und soziale Arbeit“ und „Ökumene“ gesamtumfänglich dient, so die ideologische NKF-Begründung. Und weil das so ist, sind der Pfarrer, die Kirchenmusikerin oder der Jugendleiter durchaus entbehrlich, keineswegs aber der IT-Spezialist, die Controllerin oder der Bauingenieur. Personalplanung betrifft nur die offenkundig nicht so bedeutsame Arbeit mit Menschen. Dort, wo es um „kirchliche Verwaltung und Organisation“ geht, wird ein Stellen- und Kostenaufbau vorprogrammiert, wohingegen der personelle und finanzielle Einsatz für die Arbeit mit Menschen reduziert werden soll.“

Die Problematik steigender Verwaltungskosten reflekiert der Antrag des Synodalen Superintendent Dr. Kenntner, EKiR:

Der Landessynode 2015 ist ein Gesamtkonzept kirchlicher Arbeitsfelder und Aufgaben vorzulegen, das Auskunft gibt über die mittel- und langfristig zu erwartende Entwicklung der Verwaltungskosten auf allen Ebenen der Evangelischen Kirche im Rheinland. Der Landessynode soll damit die Möglichkeit gegeben werden, mittel– und langfristig den prozentualen Anteil der Verwaltungskosten am Gesamtkirchensteueraufkommen festzulegen und in ein auch theologisch begründbares Verhältnis zu den Prozentanteilen der Ausgaben für die sonstigen Arbeitsfelder (vergleichbar den Überlegungen betr. Kosten Pfarrdienst) zu bringen.“ Lesen Sie den vollständigen Antrag Beschluss 6-Verwaltungsaufgaben an die Synode der EKiR von Superintendent Dr. Kenntner.

Braunschweig

„Mit Beratungen zu Strukturreformen und neuen Perspektiven für das Diakonische Werk hat die Synode der braunschweigischen Landeskirche am Sonnabend ihre Tagung in Goslar abgeschlossen. Detlev Fey, Oberkirchenrat bei der EKD, sprach sich vor dem Kirchenparlament dafür aus, angesichts von sinkenden Mitgliederzahlen und abnehmenden Kirchensteuereinnahmen das Landeskirchenamt zu verkleinern. Die Landessynode beauftragte Fey, seine Untersuchung der kirchlichen Verwaltung fortzusetzen und im Mai ein Gutachten vorzulegen.“ Lesen Sie mehr.

Anmerkung F.S.: Was soll man davon halten, wenn sich die EKD für so etwas wie ein schlanke Verwaltung stark machen möchte? Wurden nicht jahrelang mit dem Reformprogramm die Verwaltungsbudgets permanent ausgeweitet – zu Lasten der inhaltlichen Arbeit der Kirche? Ist ein Saulus zum Paulus geworden? Oder handelt es sich doch nur um einen Trojaner, mit dem das Thema Landeskirchenfunsion in attraktivem Gewand noch einmal aufs Tapet gebracht werden soll? wort-meldungen.de wird die Sache verfolgen und berichten.

Vielversprechender erscheint uns der folgende Passus des Bischofsberichts der EKM:

EKM: aus dem Bischofsbericht von Ilse Junkermann

…3. Leichtes Zelt: leichte Verwaltung

Zum leichten Zelt gehört auch eine ‚leichte Verwaltung’. Eine Verwaltung, die vor Ort auch von nicht-beruflichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ausgeübt werden kann, die bei komplexen und schwierigen Vorgängen bei den Beruflichen und Ausgebildeten Unterstützung finden bzw. diese an sie übergeben kann. Lesen Sie ggf. den Kontext.